”Inden for det seneste år har vi set skattesager, der udelukkende drejer sig om disse godtgørelser. I en sag i Østre Landsret mistede en medarbejder retten til de skattefrie godtgørelser alene, fordi lønmodtageren ikke kunne dokumentere, at arbejdsgiveren havde ført kontrol med rigtigheden af udbetalingerne. En medarbejder skal derfor have sin køreseddel attesteret af arbejdsgiveren, helst både med stempel og underskrift.” siger skatterådgiver John Rasmussen fra TimeTax.
Ingen arbejdsgiver ønsker jo, at en medarbejder mister de skattefrie godtgørelser. Her er reglerne:
- Der skal være tale om et indkomstgivende ansættelsesforhold og udgiften skal skyldes arbejdet. Både arbejdsgiver og arbejdstager skal kontrollere at grundlaget for godtgørelser er opfyldt. Kørselsgodtgørelse kan kun modtages for kørsel i egen bil og rejsegodtgørelser kan kun udbetales, hvis den ansatte selv afholder udgifterne. Endelig må godtgørelsen må ikke overstige Skatterådets satser.
Indkomstgivende ansættelsesforhold
Den første betingelse for at få skattefrie godtgørelser er, at der er tale om et lønmodtagerforhold.
Det betyder overordnet set, at der kun kan ydes skattefrie godtgørelser, hvis modtageren samtidig modtager en løn for arbejdet.
Denne betingelse er ofte ikke opfyldt, når det drejer sig om en hovedaktionær, der udfører ulønnet arbejde for sit selskab, idet hovedaktionæren således ikke i lovens forstand er lønmodtager i selskabet. Dog gælder der særlige regler for bestyrelsesmedlemmer, ulønnede medhjælpere m.v.
Udgifter påført lønmodtageren som følge af arbejdet
Der kan alene modtages skattefrie godtgørelser for de udgifter, som er knyttet til at varetage jobbet, hvilket betyder at der ikke kan udbetales skattefrie godtgørelser for ekstra private feriedage afholdt i forbindelse med en forretningsrejse.
Kontrol af grundlaget for godtgørelsen
Det er arbejdsgiverens pligt, at befordringsgodtgørelsen kun dækker kørsel i egen bil. Det betyder at arbejdsgiver ved selvsyn skal kontrollere hvilken bil, den ansatte har kørt i. Det kunne evt. være ved forevisning af registreringsattest.
På kørselssedlerne skal anføres:
- Kørslens erhvervsmæssige formål.
- Dato for kørslen.
- Kørslens mål med eventuelle delmål.
- Angivelse af antal kørte kilometer.
- Adresser på de steder, som den erhvervsmæssige kørsel er foregået til og fra.
- Bilens registreringsnummer
Arbejdsgivers bilag skal indeholde:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer.
- Kørslens erhvervsmæssige formål.
- Dato for kørslen.
- Kørslens mål med eventuelle delmål.
- Angivelse af antal kørte kilometer.
- De anvendte satser.
- Beregning af befordringsgodtgørelsen.
Ved rejsegodtgørelse er det arbejdsgiverens pligt at kontrollere, at lønmodtageren har rejst i erhvervsmæssige sammenhænge for arbejdsgiveren.
Arbejdsgivers bilag vedrørende udbetaling af rejsegodtgørelse skal indeholde:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer.
- Rejsens erhvervsmæssige formål.
- Rejsens start- og sluttidspunkt.
- Rejsens mål med eventuelle delmål.
- De anvendte satser.
- Beregning af rejsegodtgørelsen.
Lønmodtagerens skal sikre sig - og kunne dokumentere - at arbejdsgiveren har kontrolleret rejseudgifterne. Han/hun skal have arbejdsgiverens underskrift og stempel på køresedlerne. Er disse regler ikke overholdt kan SKAT fratage skattefriheden for godtgørelserne.
Ring til TimeTax på telefon 70 23 22 22, hvis du gerne vil vide mere om reglerne.